ホテル予約時には通常、予定のチェックイン時間を伝えますが、仕事が長引いたり、交通渋滞に巻き込まれるなどして予定通りに到着できないことがあります。
この時、最も気になるのは「最終チェックイン時間はいつまでか」や「遅れをいつホテルに伝えるべきか」という点です。
遅れが予想される時に取るべき適切な対応とマナーについて、以下で詳しく解説します。
チェックインの遅延に対する対応
ホテル予約時、よくチェックインの予定時間について尋ねられますが、予期せぬ事情で予定時間に間に合わないことも考えられます。
この場合、どのように対処するのが適切でしょうか？
多くのホテルでは、午後3時以降であれば基本的にチェックインが可能です。
通常、夜11時や深夜0時までチェックインを受け付けるところが多いですが、ホテルによっては異なることがあります。
ホテルのルールは様々ですが、少しの遅れであれば通常は問題ありません。
しかし、大幅に遅れると予約がキャンセルされる可能性もあるため、予約時にはチェックインの条件をしっかりと確認することが重要です。
また、門限が設けられているホテルでは、設定時間を過ぎてしまうと入館できなくなることもあります。
そのため、遅れる可能性がある場合は、事前にホテルへ連絡して情報を確認することをお勧めします。
チェックインの遅れをホテルに伝える適切なタイミング
チェックインが遅れそうな時、ホテルへの連絡はいつするのが最適でしょうか？
ホテルによっては異なるルールが設けられていますが、遅れることが分かったらできるだけ早く知らせるべきです。
例えば、予期せぬ仕事の延長や運転中で連絡が取れない場合でも、連絡可能になったら直ちに伝えましょう。
特に食事や限定された時間内でのサービスを予定している場合は、迅速な連絡が必要です。
しかし、30分以内の遅れであれば、24時間対応しているホテルや事前に料金を支払っている場合は、必ずしも連絡する必要はありません。
ただし、1時間以上の遅れや食事付きプランの利用の場合は、チェックイン時間に合わせた準備が必要になるため、少しの遅れも大きな影響を及ぼすことがあります。
遅れが予見される場合は、早めにホテルに情報を伝えることで、スタッフが準備を進めたり、不安を解消したりする手助けになります。
最終チェックイン時刻を逃した場合の対応
多くのホテルはチェックインの締切時間を設けており、その時間を過ぎると予約がキャンセルされることがあります。
最終チェックイン時間は施設によって異なりますが、都市部のホテルでは通常、夜23時や24時が締め切りとなっていることが多いです。
多くの人が24時間いつでもチェックインできると思っているかもしれませんが、実際には限定されていることが多いです。
予定よりも遅れそうな場合は、事前にホテルに連絡をして、どのように対応してもらえるかを相談することが大切です。
チェックインが遅れる場合、連絡を怠るとどうなる？
チェックインが遅れる可能性があると分かったとき、ホテルへ連絡をしない場合、どのような問題が生じるでしょうか？
トラブルを事前に見越しておくことで、適切なタイミングでホテルへ連絡する判断が容易になります。
ホテルからの確認連絡
予定のチェックイン時刻を過ぎてもゲストが到着しない場合、ホテル側から確認の連絡がくることがあります。
予約日を勘違いしている、または予約そのものを忘れているなど、客側のミスにより予約がキャンセルされるケースは珍しくありません。
ホテルは、ゲストが実際に滞在する意向があるかを事前に確認しようとします。
無断で予約がキャンセルされた場合、ホテルは経済的損失を被ることになります。
そのため、遅れる可能性がある場合は、意思表示として事前に連絡をすることが重要です。
キャンセルのリスク
チェックイン時間を大幅に過ぎてしまい、何の連絡もしていない場合、予約がキャンセルされることがあります。
ホテルによっては、事前に設定されたチェックイン時間を過ぎると、自動的に予約をキャンセルする方針を持っている場合もあります。
特に夕食付きプランなどで、予定時間に合わせて食事の準備をしているため、到着が遅れると食事提供に影響が出ることもあります。
大幅に遅れると、夕食が提供できないこともあるため、予約時の細かい規定を確認することが大切です。
フロント不在の可能性
遅い時間にチェックインしようとする場合、フロントが不在である可能性があります。夜間はフロントのスタッフが限られており、他の業務やホテル内の巡回で不在になっている時間帯もあります。
これにより、部屋の鍵を受け取ることができず、長い待ち時間が発生することがあります。
また、防犯上の理由から、特定の時間後には入口を施錠してしまうこともあり、その後はロビーにも入ることができなくなります。
そのため、大幅に遅れることが予想される場合は、事前にホテルに連絡を入れておくことが最善
の対策となります。
チェックイン予定時刻に遅れる場合の連絡方法
ホテルに予定より遅れてチェックインすることが予想される場合、事前の連絡は非常に重要です。連絡する際には「予約名」、「もともとのチェックイン時刻」、「予想される遅延時間」を明確に伝えましょう。
具体的な到着予定時間が分かっていれば、それを伝えることでホテル側は宿泊意向を確認し、部屋の確保をスムーズに行うことができます。
もし到着がさらに遅れそうになった場合は、再度連絡を更新することをお勧めします。これにより、深夜のチェックインでも迅速に対応してもらえる可能性が高くなります。
予定より早く到着した場合の対処法
予想外に早くホテルに到着することがあるかもしれません。予約時間より前に到着した場合、どのように対応すれば良いのでしょうか？
ホテルの定めるチェックイン時間以降であれば、すぐに手続きを行うことができます。
しかし、それよりも早い場合は、前のゲストがまだ部屋にいるか、清掃が完了していないことがあります。
ホテルでは、チェックアウト後から次のチェックインまでの間に部屋やロビーを清掃しています。非常に早く到着した場合は、清掃が終わっていない可能性があります。
このため、公式のチェックイン時間まで少し待つことが必要になることがあります。
到着後は、フロントにてチェックインが可能かどうかを確認し、必要であれば荷物を預けて周辺を散策するのも良いでしょう。
一部のホテルでは、アーリーチェックインを有料で提供しています。
これは、レイトチェックアウト時に追加料金が発生するのと同様のシステムです。早く部屋を利用したい場合は追加料金が必要になることがあるため、事前に確認することが望ましいです。
まとめ
チェックインが遅れる場合、30分未満の遅れでは通常、連絡の必要はありません。しかし、1時間以上遅れる見込みがある場合や、食事が含まれる宿泊プランの場合は、事前にホテルへの連絡が推奨されます。
連絡を怠ると予約がキャンセルされるリスクがありますので、早めに情報を伝えることが大切です。
もし予定より早く到着した場合でも、公式のチェックイン時間内であれば通常は問題ありません。ただし、部屋の準備がまだできていないこともあるので、その点は確認が必要です。
多くのホテルでは、チェックイン開始時刻が午後3時頃であることが一般的ですが、最終チェックイン時刻や閉館時間に制限があるホテルも多く、時間制限が設けられている場合は、設定時間を過ぎると入館ができなくなることがあります。
24時間対応しているホテルや時間制限のあるホテルでも、事前に連絡を入れておけば柔軟に対応してもらえることが多いです。そのため、不安な点は事前に確認しておくと安心
です。
